System ma za zadanie wskazać obszary, na których wystąpiły straty spowodowane suszą w uprawach uwzględnionych w "Ustawie o dopłatach do ubezpieczeń upraw rolnych i zwierząt gospodarskich w Polsce"

Zgodnie z definicją określoną w ustawie o ubezpieczeniach upraw rolnych i zwierząt gospodarskich, suszę oznaczają szkody spowodowane wystąpieniem w dowolnym sześciodekadowym okresie od dnia 1 kwietnia do dnia 30 września danego roku - klimatycznego bilansu wodnego poniżej określonej wartości dla poszczególnych gatunków lub grup roślin uprawnych oraz kategorii glebowych.

Na przykład wystąpienie klimatycznego bilansu wodnego poniżej minus 140 mm w okresie od dnia 1 kwietnia do dnia 31 maja oznacza zagrożenie wystąpienia suszy dla zbóż ozimych i jarych na glebach kategorii I (gleba bardzo lekka). Okresy sześciodekadowe od dnia 1 kwietnia do dnia 30 września wylicza się w następujący sposób

O wystąpieniu suszy decyduje cały kompleks warunków meteorologicznych i glebowych. W Systemie Monitoringu Suszy warunki meteorologiczne powodujące suszę są określane za pomocą klimatycznego bilansu wodnego (KBW). KBW wyraża różnicę pomiędzy opadem atmosferycznym a ewapotranspiracją potencjalną. Opad atmosferyczny jest mierzony na stacjach meteorologicznych natomiast wartość ewapotranspiracji potencjalnej (wyrażającej w przybliżeniu zdolność wyparowania wody z dobrze uwilgotnionego trawnika) oblicza się wykorzystując metodę Penmana. Wartość tę z wystarczającą precyzją można również wyznaczyć korzystając z wzorów uproszczonych, które uwzględniają elementy meteorologiczne mierzone standardowo na stacjach meteorologicznych Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej (IMGW).

Wystąpienie określonych wartości klimatycznego bilansu wodnego przedstawionych w załączniku do ustawy o dopłatach do ubezpieczeń upraw rolnych i zwierząt gospodarskich powoduje przeciętnie 20% spadek plonów w stosunku do wartości średnich wieloletnich. Wartości krytyczne klimatycznego bilansu wodnego oznaczające wystąpienie suszy zróżnicowano dla gatunków roślin lub grup roślin uprawnych oraz kategorii gleb i okresów rozwojowych. Do wyznaczenia progów klimatycznego bilansu wodnego wykorzystano statystyczno-empiryczne modele prognoz i model symulacyjny plonów opracowane w Instytucie Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa - Państwowym Instytucie Badawczym w Puławach.

Do oceny zagrożenia suszą został utworzony system monitoringu skutków suszy rolniczej uwzględniający klimatyczny bilans wodny i zmienność przestrzenną warunków glebowych. Wartości klimatycznego bilansu wodnego są obliczane dla kolejnych okresów sześciodekadowych na podstawie pomiarów stacji meteorologicznych. W 2008 roku w systemie wykorzystywane są dane z 55 stacji synoptycznych i około 220 posterunków opadowych Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej (IMGW).

W wyznaczaniu obszarów dotkniętych suszą, oprócz wartości klimatycznego bilansu wodnego, są brane pod uwagę właściwości retencyjne gleb, ustalone według kategorii glebowych, wydzielonych na podstawie map glebowo-rolniczych. W ten sposób uwzględnia się fakt silnego zróżnicowania podatności pokrywy glebowej Polski na skutki niedoboru wody.

System zawiera aplikacje komputerowe integrujące dane meteorologiczne potrzebne do obliczenia klimatycznego bilansu wodnego oraz dane z cyfrowej mapy glebowo-rolniczej obrazującej przestrzenne zróżnicowanie retencji wodnej różnych kategorii agronomicznych gleb. Informacje dotyczące wystąpienia suszy - w postaci dekadowych raportów - są przekazywane Ministerstwu Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz publikowane w serwisie internetowym.